Le principe. Les fonctionnaires et salariés qui se rendent à l’étranger pour leur travail perçoivent souvent des forfaits journaliers, exonérés d’impôt, destinés à défrayer les petits frais qu’ils font sur place (snacks, taxis, etc.). Tous frais pour lesquels il est de facto compliqué de conserver des souches et tickets. Ces forfaits de frais varient d’un pays à l’autre et dépassent souvent ce qu’on dépense en réalité. Leur liste, ventilée par pays, est publiée chaque année (AM du 29.03.2016, MB du 15.04.2016) .
Et pour une société de médecins/dentistes ? Si vous allez suivre un séminaire à l’étranger, votre société peut aussi vous défrayer de tels menus frais. Vous, son dirigeant, vous rendez alors aussi, comme les fonctionnaires et salariés, pour «votre travail» à l’étranger.
Attention ! Sachez démontrer que vous étiez effectivement à l’étranger à titre professionnel (pour le nombre de jours revendiqué).
Une condition. Un tel forfait couvre donc vos petits frais sur place, pas la facture de votre avion et votre note d’hôtel, que votre SPRL peut payer et déduire à part. Mais attention, ces petits frais, vous devez les payer vous-même, avec votre carte de banque ou de crédit personnelle, liée à votre compte privé. Sinon, votre SPRL ne peut plus vous verser ce forfait exonéré d’impôt. Si vous avez payé ces menus frais avec une de ses cartes Visa ou autres, nous sommes dans un autre système, où elle déduit des montants réels et plus forfaitaires…
Et si vous n’êtes pas en société ? Le fisc admet expressément ces forfaits journaliers pour les dirigeants de sociétés. Pas pour les indépendants en personne physique. Eux doivent en principe reprendre des dépenses réelles dans leurs frais professionnels, mais peuvent tenter de déduire ces forfaits de frais vu qu’ils sont «raisonnablement évalués».